Um das System nutzen zu können, muß sich jeder Verein bei efaWett anmelden. Er erhält daraufhin einen Benutzernamen und ein Paßwort. Der Benutzernamen dient zur Identifikation des Vereins bei späteren Meldungen. Das Paßwort sichert den Zugang, um unautorisierten Zugriff zu verhindern. Zum Melden von Teilnehmern sind Benutzername und Paßwort erforderlich. Diese Daten sollten nur dem Vereinsvorstand und der Person, die die Meldungen einschickt, bekannt sein.
Bei der Anmeldung für efaWett wird ein Formular generiert, welches ausgedruckt werden muß. Diesen Ausdruck gibt der Meldende seinem Vereinsvorsitzenden, der das Formular unterschrieben und mit Vereinsstempel versehen an die angegebene Adresse verschickt. Sobald das Schreiben eingegangen ist, wird der Zugang für den Verein freigeschaltet. Über die angegebene email-Adresse wird der Verein über die Freischaltung informiert.
Anmelden:
Um Teilnehmer für einen Wettbewerb zu melden, muß zuvor eine Meldedatei erstellt werden, die sämtliche für die Meldung benötigte Daten enthält. Dies kann mit dem Programm efa - elektronisches Fahrtenbuch erledigt werden.
Diese Meldedatei kann anschließend während des offiziellen Meldezeitraums eingeschickt werden. Dazu ruft der Meldende im Webbrowser die entsprechende Seite (s.u.) auf. Hier wird in einem Formular die auf der Festplatte befindliche Meldedatei ausgewählt und das Paßwort eingetragen. Mit dem Abschicken des Formulars wird die Datei von der Festplatte ins System übertragen (sog. Browser-Upload).
Die eingeschickte Meldung wird mit einer Quittungsnummer versehen und zur Kontrolle noch einmal angezeigt. Außerdem wird zur Bestätigung eine email an den Meldenden verschickt, daß die Meldung im System angekommen ist.
Anmerkung: Innerhalb des Meldezeitraums kann eine Meldung eines Vereins beliebig oft eingesandt werden, sofern sie noch nicht vom entsprechenden Verband bearbeitet wird. So lassen sich bspw. Fehler in den Angaben, die zu spät bemerkt wurden, korrigieren.
Einsenden von Wettbewerbsmeldungen:
Natürlich kann ein Verein auch jederzeit nachschauen, welche Meldung eingesandt wurde und ob diese schon bearbeitet wurde. Dazu loggt er sich mit seinem Benutzernamen und dem Paßwort ein.
Status der Wettbewerbsmeldung abfragen:
Ein Verein kann jederzeit seine im System gespeicherten Vereinsdaten einsehen und ändern. Insbesondere kann er hier das Paßwort und seine email-Adresse ändern. Daß Paßwort sollte unbedingt nur vertrauenswürdigen Personen bekannt sein. Sollte der Verdacht bestehen, daß das Paßwort bekannt geworden ist, so ist der Verein verpflichtet, sein Paßwort zu ändern.
Vereinsdaten kontrollieren oder ändern:
Der Zugang zum System ist durch Benutzernamen und Paßwort gesichert, so daß nur registrierte Vereine Zugang zu ihren Daten erhalten. Desweiteren werden alle Aktivitäten (Anmeldungen, Einsendungen etc.) in Protokolldateien festgehalten, so daß sich bei etwaigen Problemen die Ursache finden lassen kann. Eingesandte Meldedateien werden vom System niemals automatisch gelöscht. Selbst wenn ein Verein mehrere Meldungen einsendet, bleiben alle Daten erhalten. Bei Irrtümern oder sonstigen Problemen lassen sich die Daten somit rekonstruieren. Durch die Bestätigungsmails (die immer mit der Quittungsnummer der Meldung versehen sind) können solche Probleme schnell erkannt werden.
efaWett ist so angelegt, daß auf einem Server, der SSL unterstützt, alle Daten verschlüsselt übertragen werden (sowohl das Einsenden der Daten durch die Vereine, als auch das Abholen der Meldedateien durch den Ruderverband). In den Bestätigungsemails (die nicht verschlüsselt werden) werden keinerlei personenbezogene Informationen verschickt.